A monitoração é de extrema importância, cria um histórico e atualiza para o gestor os processos que foram executados da última auditoria e mostra o que tem que ser feito a partir desta. Com estas informações o gestor tem a oportunidade de corrigir e ajustar o que for necessário para respeitar e cumprir o relatório criado pela auditoria. Esta fase contribui para um melhor uso dos recursos do órgão, sejam eles em processos ou gastos do dinheiro público, e com o melhor investimento, toda a comunidade é beneficiada. Os métodos utilizados para assegurar a implantação eficaz é o acompanhamento do controle interno e de todos os envolvidos nos trabalhos que receberam as solicitações indicadas no relatório feito pela a auditoria.
O monitoramento é um instrumento de controle muito importante a fim de zelar pela implementação adequada das recomendações emitidas pela Unidade de Auditoria Interna Governamental - UAIG às Unidades Auditadas, ou seja, consiste na adoção de ações recomendadas pela UAIG para verificar se as medidas implementadas pelas Unidades Auditadas estão de acordo com as recomendações emitidas ou em conformidade com o plano de ação acordado, e se as medidas foram suficientes para solucionar a situação inadequada frente aos critérios adotados.
A implementação das recomendações comunicadas à Unidade Auditada deve ser permanentemente monitorada pela UAIG, devendo essa atividade ser prevista no Plano de Auditoria Interna.
Ainda, cabe à UAIG monitorar a efetividade de suas recomendações, assegurando o aperfeiçoamento da gestão pública e agregando valor às Unidades Auditadas, o que vai além de tão somente verificar se os controles internos são adequados e efetivos.
Ademais, outros procedimentos devem ser observados, conforme a Instrução Normativa n. 3/2017:
- A intensidade do processo de monitoramento deve ser definida com base nos riscos envolvidos, na complexidade do objeto da recomendação e no grau de maturidade da Unidade Auditada;
- As recomendações emitidas nos trabalhos de auditoria devem ser acompanhadas de forma dinâmica e independente do instrumento de comunicação que as originou, podendo ser alteradas ou canceladas durante a fase de monitoramento em decorrência de alterações no objeto da recomendação ou no contexto da Unidade Auditada. No caso de recomendações provenientes de trabalhos de consultoria, deve ser considerada a forma de monitoramento definida com a Unidade Auditada no planejamento dos trabalhos;
- Se a UAIG concluir que a Unidade Auditada aceitou um nível de risco que pode ser inaceitável para a organização, o responsável pela UAIG deve discutir o assunto com a alta administração ou o conselho, se houver;
- As UAIG devem adotar sistemática de quantificação e registro dos resultados e benefícios da sua atuação, adotando princípios e metodologia compatíveis com regulamentação pelo órgão central do SCI de modo a permitir consolidação.
Logo, a fase de monitoramento seja a mais importante para contribuir para o aperfeiçoamento, implementação e efetividade das recomendações, assegurando o aperfeiçoamento da gestão pública no atingimento dos seus objetivos, como importante instrumento dos controles internos e, por conseguinte, na execução das políticas públicas e de programas sociais (é um processo de dentro para fora), procurando conter qualquer tipo de irregularidades, como desperdícios, desvios e até corrupção, devendo as UAIG devem adotar sistemática de quantificação e registro dos resultados e benefícios da sua atuação, adotando princípios e metodologia compatíveis com regulamentação pelo órgão central do SCI de modo a permitir consolidação.
Conforme o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo (https://www.gov.br/cgu/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/auditoria-e-fiscalizacao/arquivos/manual-de-orientacoes-tecnicas-1.pdf) da CGU, o monitoramento consiste na adoção de ações pela Unidade de Auditoria Interna Governamental – UAIG, a fim de verificar se as medidas implementadas pela Unidade Auditada estão de acordo com as recomendações emitidas pela UAIG ou com o plano de ação acordado e se aquelas medidas foram suficientes para solucionar a situação apontada como inadequada frente aos critérios adotados.
À UAIG, portanto, não basta recomendar. Há a necessidade de verificar a efetividade das suas recomendações, o que constitui, a um só tempo, uma forma de a UAIG avaliar a qualidade dos seus trabalhos e também de assegurar que a atividade de Auditoria Interna Governamental contribua efetivamente para o aperfeiçoamento da gestão pública, agregando valor às Unidades Auditadas. Os objetivos da auditoria, portanto, não são atingidos plenamente com a emissão do relatório, mas somente quando a Unidade Auditada implementa as respectivas recomendações e essas são avaliadas como suficientes pela UAIG.
Dessa forma, mais do que verificar o mero cumprimento de formalidades, é fundamental que a prioridade desse monitoramento seja avaliar se os processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos da gestão realmente se tornaram mais eficazes, mais eficientes e/ou mais econômicos, bem como, se for o caso, se as políticas públicas se tornaram mais efetivas.
Para avaliar a resposta da Unidade Auditada às recomendações emitidas, a UAIG poderá adotar algumas das seguintes estratégias (que não são excludentes entre si):
a) em período preestabelecido, por exemplo, trimestralmente, verificar a situação de todas as recomendações ou de algumas consideradas mais relevantes que deveriam ter sido concluídas no período anterior;
b) realizar trabalhos de avaliação com o objetivo de validar providências implementadas pela administração e avaliar a qualidade das ações corretivas implementadas;
c) proceder ao acompanhamento de recomendações pendentes no decorrer de um outro trabalho de auditoria programado para a mesma área da Unidade Auditada.
A seleção dessas estratégias, ou seja, a forma de monitorar, juntamente com a frequência das ações constituem a intensidade do processo de monitoramento, para cuja definição se deve levar em consideração os seguintes critérios: a gravidade dos riscos envolvidos; a complexidade do objeto da recomendação e o grau de maturidade da gestão de riscos da Unidade Auditada. Quanto maiores forem os riscos e a complexidade das medidas a serem implementadas, a UAIG deverá executar mais ações, ações de maior complexidade, ou ainda, ações em menor espaço de tempo para verificar o atendimento às recomendações. Em relação ao grau de maturidade, a UAIG deve definir a intensidade de monitoramento de forma inversa, ou seja, quanto menor a maturidade da gestão de riscos da Unidade Auditada, maior deve ser sua intensidade
Projetos, programas e políticas públicas têm sempre um (ou mais) objetivos e resultados esperados, mas acima de tudo querem gerar um valor público. E como saber se estamos no caminho certo? Se as atividades realizadas nos levarão àquilo que idealizamos? Se estamos investindo bem os recursos públicos? Um dos caminhos possíveis para responder a essas perguntas é o monitoramento.
Considerado como um dos processos avaliativos, o monitoramento é compreendido pelos especialistas como uma atividade sistemática de acompanhamento de projetos e programas. Seu principal objetivo é orientar gestores e gestoras quanto aos rumos do projeto, a partir da disponibilização e análise de informações relevantes e tempestivas.
Embora cada vez mais incorporada às práticas gerenciais, a atividade de monitorar ainda apresenta desafios que vão da definição de indicadores à ausência de sistemas informatizados, passando pela desintegração das bases de dados. Por vezes, são atividades fragmentadas e pouco institucionalizadas, dificultando uma intervenção sistêmica e sustentável, compatível com a complexidade dos problemas públicos.
A importância da fase de monitoramento na auditória do setor público e a possibilidade de avaliar determinado e propiciar um informações e orientações que devem ser implementadas, pois podem ser verificada se a implemetação de fato foi feita. A contribuição dada pela fase do monitoramento para administração pública é justamente o poder de corregir determinados erros ou irregularidades e implementar mecanismos de avaliação. Durante a fase de monitoramento são utilizados diversos metodos como relatórios, amostras e outros que servem de paramentro para verificar se a implementação de uma ou mais recomendações estão sendo eficas.