Antes de realizar os trabalhos de auditoria, é preciso um nível de conhecimento adequado sobre as atividades realizadas, ainda mais no setor público, que são atividades complexas. Para isso é fundamental avaliar a materialidade, o risco e a relevância das ações que serão auditadas.
A etapa de planejamento deve ser muito bem elaborada para alcançar um resultado eficaz, pois, dela, depende o sucesso da auditoria, sendo imprescindível que sejam dimensionados o tempo e os recursos adequados para sua realização.
O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência.
Logo, o auditor e sua equipe devem planejar muito bem as etapas e conhecer as leis e princípios que regem a administração pública, para, assim, poder avaliar se os atos admistrarivos estão sendo corretamente executados dentro desses principios e, ainda, avaliar os controles internos da entidade, em termos de segurança, integridade e confiabilidade dos registros.
O planejamento da auditoria deve considerar todos os fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente dos sistemas contábil e de controles internos do órgão ou entidade pública avaliado, e seu grau de confiabilidade. O auditor deve documentar seu planejamento e preparar o seu programa de trabalho por escrito, detalhando o que for necessário para compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extensão.
O desafio no processo desse planejamento é ter o nível de conhecimento adequado do órgão ou entidade pública e ter acesso total e irrestrito, a fim de analisar as informações com integridade e independência, com as técnicas de auditorias adequadas, para se chegar a um parecer preciso da sua administração, dos controles internos e da contas públicas, pois, apesar de todas as precauções, há o risco de auditoria com a possibilidade do auditor emitir um parecer inadequado sobre os controles e registros internos da entidade auditada. Logo, é necessário definir e gerenciar os riscos de auditoria em nível de segurança que os trabalhos precisam alcançar.
E em caso de irregularidades, emitir parecer para correção.
As normas de auditoria têm a finalidade de estabelecer padrões técnicos e de comportamento, para alcançar uma situação coletiva e individualmente desejável, cujo objetivo final é a qualificação na condução dos trabalhos e a garantia de atuação suficiente e tecnicamente consistente do auditor e de sua opinião, certificação ou parecer destinados aos seus usuários.
É importante observar a relação custo benefício do projeto de auditoria, que se por um lado deve ser um documento sintético, de modo a não exigir um grande esforço da equipe para sua elaboração, por outro precisa ser suficientemente explicativo para possibilitar o entendimento do trabalho a ser realizado por qualquer pessoa. Observa-se que em auditorias operacionais e em auditorias de conformidade de maior complexidade a elaboração de planos de trabalho ou projetos de auditoria é recomendável para um trabalho de qualidade.
A integração da governança, risco e conformidade (GRC) revolucionou o processo de auditoria tradicional, fornecendo uma abordagem abrangente e simplificada para identificar riscos, avaliá-los e implementar controles apropriados. Ao integrar as ferramentas GRC em seus processos de auditoria, as organizações podem atingir um nível mais alto de eficiência, precisão e eficácia em seus esforços de gerenciamento de riscos. A seguir exploraremos os benefícios da integração do GRC nos processos de auditoria de diferentes perspectivas.
1. Eficiência aumentada: a integração do GRC automatiza o processo de auditoria, reduzindo o tempo e o esforço necessários para coletar e analisar dados. Isso aprimora a eficiência do processo de auditoria e garante que os auditores possam se concentrar em áreas mais críticas da auditoria, como identificar e avaliar riscos.
2. Gerenciamento de riscos aprimorado: a integração do GRC permite que as organizações identifiquem riscos de forma mais de maneira abrangente e precisa, resultando em um melhor gerenciamento de riscos. Por exemplo, usando ferramentas GRC, os auditores podem analisar dados de várias fontes, incluindo informações financeiras, dados operacionais e registros de conformidade, para identificar riscos potenciais.
3. Relatórios aprimorados: a integração do GRC permite que os auditores gerem relatórios mais abrangentes e precisos. Ao integrar dados de diferentes fontes em um único relatório, os auditores podem fornecer uma imagem mais completa do perfil de risco da organização e identificar áreas de melhoria.
4. Melhor conformidade: a integração do GRC ajuda as organizações a cumprir os requisitos regulatórios com mais eficiência. Por exemplo, usando ferramentas GRC, as organizações podem automatizar o monitoramento da conformidade, reduzindo o risco de não conformidade.
5. Comunicação simplificada: a integração do GRC aprimora a comunicação entre auditores e outras partes interessadas, como oficiais de gerenciamento e conformidade. Ao usar ferramentas GRC, os auditores podem compartilhar dados e relatórios com mais eficiência, permitindo que as partes interessadas respondam mais rapidamente aos riscos identificados.
A integração do GRC transformou o processo de auditoria tradicional, fornecendo uma abordagem mais abrangente, simplificada e eficiente para o gerenciamento de riscos. Ao alavancar as ferramentas do GRC, as organizações podem obter melhor gerenciamento de riscos, conformidade e relatórios de resultados, ao mesmo tempo em que aprimoram a comunicação e a colaboração em diferentes equipes.
O planejamento é etapa fundamental para o sucesso da auditoria, sendo imprescindível que sejam alocados os recursos e o tempo adequado para sua realização. Antes de elaborar o plano ou programa que guiará os trabalhos de auditoria, é importante que o auditor se prepare. Um bom começo é conhecer melhor a unidade auditada e os seus negócios.
O planejamento deve considerar todos os fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes:
- o conhecimento detalhado dos sistemas contábil e de controles internos da Entidade e seu grau de confiabilidade;
- a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados;
- a existência de entidades associadas, filiais e partes relacionadas que estejam no âmbito dos exames da auditoria interna;
- o uso do trabalho de especialistas e outros auditores;
- os ciclos operacionais da entidade relacionados com volume de transações e operações;
- o conhecimento das atividades operacionais da entidade;
- o conhecimento da execução orçamentária, tanto operacional como de investimentos.
O grande desafio no planejamento da auditoria interna é risco de auditoria que, conforme a NBC-T-11, é a possibilidade de o auditor vir a emitir uma opinião tecnicamente inadequada sobre as demonstrações contábeis significativamente incorretas. A preocupação do auditor com os controles está diretamente relacionada às potencialidades de riscos, ou seja, de erros que podem ocorrer e que escapam a um tradicional exame de controles. As ações de auditoria são desenhadas para obter segurança razoável – não absoluta – sobre as questões auditadas. Logo, é preciso que o auditor defina o risco de auditoria compatível com o grau desejável de segurança que ele deseja alcançar.
Para superar os desafios, o auditor interno deve documentar seu planejamento e preparar, por escrito, o programa de trabalho, detalhando o que for necessário à compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extensão, assim como utilizar técnicas de auditoria e/ou controle, que são ferramentas utilizadas para possibilitar a execução das ações de controle (auditoria e fiscalização) com vistas à obtenção de evidências que deem suporte ao atendimento dos objetivos de cada procedimento executado.
Na administração pública o planejamento das auditorias em regra é conduzido por auditores públicos que são convocados a realização de uma auditagem em determinado alvo público, e para isso o auditor conjuntamente com sua equipe se prepara e através de procedimentos e técnicas próprias de auditoria traçam um plano de trabalho, que logo, em seguida é executado, se houver o dispêndio necessário para realização da tarefa, isto porque nem sempre é possível o governo iniciar e concluir uma auditoria.
As auditorias da qualidade têm como objetivos principais promover a qualidade e apoiar a gerência do órgão a ser auditado na verificação do cumprimento das normas, padrões, métodos e procedimentos operacionais.
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