Análise de Pareto
Análise de Pareto é uma técnica que consiste em identificar e priorizar os principais fatores que causam problemas em um processo ou projeto. Essa análise é baseada no princípio de que a maioria dos problemas é causada por um pequeno número de fatores ou causas raízes. A técnica é amplamente utilizada no setor público para identificar os principais problemas que afetam a sociedade e priorizar os esforços de melhoria.
A análise de Pareto foi desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto no final do século XIX e é amplamente utilizada em gestão de qualidade e resolução de problemas. A técnica é baseada no princípio de Pareto, também conhecido como a "regra 80/20", que afirma que 80% dos efeitos são causados por 20% das causas.
Para aplicar a análise de Pareto, é necessário seguir os seguintes passos:
Identificar o problema a ser analisado.
Coletar dados sobre as causas do problema.
Agrupar as causas em categorias.
Determinar a frequência de ocorrência de cada categoria.
Calcular o percentual de contribuição de cada categoria para o problema.
Organizar as categorias em ordem decrescente de frequência e percentual de contribuição.
Identificar as categorias que contribuem com a maioria dos problemas e priorizar as ações de melhoria nessas áreas.
Ishikawa, em seu livro "What is total quality control? The Japanese way", descreve a importância da análise de Pareto como uma ferramenta para identificar e priorizar os problemas de qualidade. Ele destaca que a técnica ajuda a concentrar os esforços nas poucas causas que têm um grande impacto, em vez de dispersá-los em muitas causas que têm um pequeno impacto.
Montgomery, em sua obra "Introduction to Statistical Quality Control", apresenta a análise de Pareto como uma das ferramentas de controle da qualidade e descreve a sua aplicação em vários contextos. Ele enfatiza que a análise de Pareto ajuda a identificar as poucas causas vitais que explicam a maior parte dos problemas, permitindo que as empresas se concentrem nelas para obter melhores resultados.
Oakland, em seu livro "Total Quality Management and Operational Excellence: Text with Cases", apresenta a análise de Pareto como uma das ferramentas de análise de dados usadas no contexto de gestão da qualidade. Ele destaca a importância da análise de Pareto na identificação das principais causas de problemas e como uma ferramenta útil para a tomada de decisões baseadas em fatos.
Slack, Brandon-Jones e Johnston, em seu livro "Administração da Produção", descrevem a análise de Pareto como uma ferramenta para identificar as causas mais comuns de problemas e ajudar a direcionar as ações corretivas. Eles destacam que a análise de Pareto é particularmente útil quando os recursos são limitados e é necessário priorizar as ações para obter os maiores benefícios.
Como aplicar a análise de Pareto?
Como vimos, a análise de Pareto é uma técnica de gestão que visa identificar e priorizar os problemas mais relevantes em um determinado processo, a partir de um levantamento dos dados disponíveis. Essa técnica é também conhecida como regra dos 80/20, ou princípio de Pareto, que sugere que cerca de 80% dos problemas são causados por cerca de 20% das causas.
O primeiro passo para aplicar a análise de Pareto é coletar os dados sobre o processo que será analisado. Por exemplo, em uma empresa que produz um determinado produto, pode-se levantar informações sobre as falhas de produção, como defeitos nos produtos, atrasos na entrega, entre outros.
Em seguida, os dados devem ser organizados em uma tabela ou gráfico, em ordem decrescente de frequência, ou seja, das causas mais frequentes para as menos frequentes. É importante que os dados sejam categorizados em grupos específicos e homogêneos para que seja possível identificar as causas mais relevantes.
Com os dados organizados, pode-se aplicar o princípio de Pareto, que consiste em identificar as causas mais frequentes e que, juntas, representam a maior parte dos problemas. Nesse sentido, deve-se observar se a proporção de 80/20 se aplica aos dados, ou seja, se cerca de 80% dos problemas são causados por cerca de 20% das causas.
A partir da análise de Pareto, pode-se identificar as causas mais relevantes e, assim, priorizar as ações que devem ser tomadas para melhorar o processo. Por exemplo, se os dados mostrarem que 80% dos problemas de produção são causados por problemas na máquina X, é possível direcionar os esforços para resolver os problemas dessa máquina.
Segue abaixo uma possível tabela que ilustra o nosso exemplo:
Sim, segue abaixo uma possível tabela que ilustra o exemplo anterior:
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Problema
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Frequência
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Percentual
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Acumulado
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Categoria
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Atrasos de entregas
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14
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35%
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35%
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Produtividade
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Falta de insumos
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7
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17,5%
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52,5%
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Suprimentos
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Problemas com equipamentos
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6
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15%
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67,5%
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Manutenção
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Ausência de funcionários
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5
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12,5%
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80%
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RH
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Erros de produção
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4
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10%
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90%
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Qualidade
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Reclamações de clientes
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3
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7,5%
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97,5%
|
Clientes
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Problemas de comunicação
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1
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2,5%
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100%
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Comunicação
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Nessa tabela, a primeira coluna apresenta os problemas identificados, a segunda coluna apresenta a frequência com que cada problema ocorreu, a terceira coluna apresenta o percentual que cada problema representa em relação ao total de problemas identificados, a quarta coluna apresenta o percentual acumulado e a última coluna apresenta a categoria a que cada problema pertence.
A partir dessa tabela, é possível identificar que os três primeiros problemas (atrasos de entregas, falta de insumos e problemas com equipamentos) representam cerca de 67,5% dos problemas identificados e pertencem às categorias de produtividade, suprimentos e manutenção, respectivamente. Dessa forma, esses problemas podem ser priorizados para que sejam tomadas ações corretivas e preventivas.
Em resumo, a análise de Pareto é uma técnica simples e eficiente para identificar as causas mais relevantes de um problema em um determinado processo, permitindo que sejam tomadas ações mais direcionadas e eficazes para melhorar a qualidade e a produtividade.
A análise de Pareto no setor público
Um exemplo de aplicação da análise de Pareto no setor público seria na identificação dos principais tipos de crime em uma região. As causas raízes dos crimes poderiam ser agrupadas em categorias, como falta de policiamento, falta de iluminação pública, falta de educação e pobreza. A frequência de ocorrência de cada categoria seria registrada e o percentual de contribuição de cada uma para o problema seria calculado. As categorias seriam então organizadas em ordem decrescente de frequência e percentual de contribuição, para identificar as causas raízes mais críticas.
Veja alguns exemplos de aplicação da análise de Pareto nas áreas de educação e saúde:
Educação
Suponha que uma escola deseja melhorar seu desempenho no Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM). Um dos primeiros passos seria identificar as principais áreas em que os alunos apresentam dificuldades. Para isso, a escola pode coletar dados sobre o desempenho dos alunos em todas as disciplinas e aplicar a análise de Pareto. Por exemplo, a tabela abaixo mostra as notas de 50 alunos em quatro disciplinas diferentes:
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Aluno
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Matemática
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Português
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Ciências
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História
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1
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7
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9
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6
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8
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2
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5
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7
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8
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7
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3
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9
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8
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7
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6
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4
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8
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5
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5
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9
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5
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6
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6
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6
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7
|
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...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
|
50
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7
|
8
|
5
|
9
|
Aplicando a análise de Pareto a esses dados, pode-se descobrir que, por exemplo, 80% dos erros na nota de matemática são causados por problemas de compreensão de conceitos básicos. A escola pode, então, concentrar seus esforços em oferecer reforço em matemática e criar uma estratégia para trabalhar esses conceitos.
Saúde
No setor de saúde, a análise de Pareto pode ser usada para identificar as principais causas de um determinado problema de saúde em uma população. Por exemplo, imagine que uma clínica deseja reduzir o número de faltas dos pacientes em consultas agendadas. A clínica pode coletar dados sobre as faltas dos pacientes durante um período de tempo e aplicar a análise de Pareto. A tabela abaixo mostra um exemplo de dados coletados:
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Motivo da falta
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Número de faltas
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Esquecimento
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40
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Emergência
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30
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Falta de interesse
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20
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Problemas de transporte
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10
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Outros
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5
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A análise de Pareto revela que 80% das faltas são causadas por esquecimento e emergências. A clínica pode, então, implementar estratégias para lembrar os pacientes de suas consultas, por exemplo, através de mensagens de texto ou ligações telefônicas, e oferecer horários alternativos para pacientes que precisam cancelar devido a emergências. Essas ações podem reduzir significativamente o número de faltas e melhorar a eficiência da clínica.
Referências Bibliográficas
SHIKAWA, K. What is total quality control? The Japanese way. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1985.
MONTGOMERY, D. C. Introduction to statistical quality control. 6th ed. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, 2008.
OAKLAND, J. S. Total quality management and operational excellence: text with cases. 3rd ed. New York: Routledge, 2003.
SLACK, N.; BRANDON-JONES, A.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2016.
O método Fato Causa Ação (FCA)
O método fato causa ação, também conhecido como método dos "5 Porquês", é uma técnica simples e eficaz de análise de causa raiz de um problema ou situação. O objetivo desse método é identificar as causas subjacentes de um problema ao fazer repetidas perguntas "por que" até que se chegue à causa principal. Essa técnica é amplamente utilizada no setor público, onde a identificação de problemas e a busca por soluções eficazes são essenciais para o bom desempenho das atividades governamentais.
A aplicação do método fato causa ação pode ser ilustrada por meio de um exemplo no setor público. Imagine que uma cidade esteja enfrentando um problema de alagamentos frequentes durante as chuvas. O primeiro passo seria identificar o problema principal: alagamentos. Em seguida, seria necessário perguntar por que isso está acontecendo. Uma possível resposta seria: porque as ruas não têm capacidade suficiente para escoar a água da chuva. A partir dessa resposta, seria necessário perguntar novamente por que isso acontece. Uma possível resposta seria: porque as redes de drenagem estão obstruídas. Esse processo de questionamento e busca de causas subjacentes deve continuar até que se chegue à causa principal do problema, que neste caso pode ser a falta de manutenção adequada das redes de drenagem.
Autores acadêmicos destacam a importância do método fato causa ação na análise de problemas. Segundo Rother e Shook (1999), o método fato causa ação é uma técnica eficaz para a identificação de causas raiz de problemas em processos produtivos. Para Ishikawa (1985), essa técnica é útil na identificação de causas subjacentes de problemas em diversas áreas, como produção, gestão de qualidade e manutenção. Além disso, o método fato causa ação é frequentemente utilizado em conjunto com outras ferramentas de análise de causa raiz, como a análise de Pareto e a matriz de decisão.
A aplicação do método fato causa ação requer uma abordagem sistemática e a capacidade de fazer as perguntas certas para chegar à causa raiz do problema. É importante também ter um bom conhecimento do processo ou sistema que está sendo analisado. Para aumentar a eficácia desse método, é recomendável que a análise seja conduzida por uma equipe multidisciplinar que possa contribuir com diferentes perspectivas e conhecimentos.
No livro "Introduction to Statistical Quality Control", o autor Douglas C. Montgomery apresenta o método FCA (Fact Cause Action) como uma ferramenta eficaz para identificar e eliminar as causas de falhas em um processo. O autor descreve o método como um processo sistemático que identifica todas as possíveis falhas, suas causas e efeitos, bem como as ações corretivas que podem ser tomadas para evitar que essas falhas ocorram novamente no futuro.
Montgomery ressalta que o método FCA é especialmente útil em situações em que os custos de prevenção são muito menores do que os custos de correção de uma falha já ocorrida. Ele também destaca que o método FCA é uma técnica importante na implementação da filosofia de melhoria contínua, uma vez que permite que as organizações identifiquem e eliminem constantemente as fontes de ineficiência e não conformidade em seus processos.
Além disso, Montgomery enfatiza que o sucesso do método FCA depende da participação ativa de todos os membros da equipe na identificação e eliminação de possíveis falhas, desde a concepção do produto ou processo até sua implementação e operação.
Exemplo da análise de um problema utilizando o método FCA
Para fazer as perguntas certas e analisar o problema utilizando o método FCA, é importante seguir as etapas a seguir:
Definir o problema: Antes de começar a fazer as perguntas, é preciso ter clareza sobre qual é o problema que se quer solucionar.
Listar os fatos: Com o problema definido, é preciso listar todos os fatos relevantes para o problema, ou seja, todas as informações que podem ajudar a entender a situação.
Identificar as causas: Com a lista de fatos em mãos, é hora de identificar as possíveis causas do problema. Para isso, é preciso fazer perguntas que permitam investigar cada fato e descobrir se ele tem relação com o problema.
Estabelecer relações causa-efeito: Após identificar as possíveis causas, é preciso estabelecer as relações causa-efeito entre elas e o problema. Isso permite entender de que forma cada causa contribui para o problema.
Definir ações corretivas: Com a lista de causas e as relações causa-efeito estabelecidas, é hora de definir as ações corretivas que devem ser tomadas para solucionar o problema. Essas ações devem ser específicas e efetivas para cada causa identificada.
Tomando o exemplo anterior, as perguntas que podem ser feitas para identificar as causas do problema seriam:
O que levou ao aumento das reclamações dos clientes?
As reclamações são relacionadas a um produto ou serviço específico?
As reclamações estão relacionadas a um departamento ou área específica da empresa?
As reclamações estão relacionadas a um problema na entrega do produto ou serviço?
As reclamações estão relacionadas a um problema na comunicação com o cliente?
As reclamações estão relacionadas a um problema na qualidade do produto ou serviço?
As reclamações estão relacionadas a um problema no atendimento ao cliente?
As reclamações estão relacionadas a um problema no preço do produto ou serviço?
As reclamações estão relacionadas a um problema com a concorrência?
As reclamações estão relacionadas a um problema na logística ou na cadeia de suprimentos?
Com as respostas a essas perguntas, é possível identificar as causas do problema e estabelecer as relações causa-efeito. A partir disso, é possível definir ações corretivas específicas e efetivas para solucionar o problema.
Aplicações da análise FCA no setor público
A análise FCA (Fact Cause Action) pode ser aplicada em diversas áreas do setor público para identificar as causas-raiz dos problemas e desenvolver soluções efetivas. Algumas das aplicações mais comuns da análise FCA no setor público incluem:
Saúde pública: a análise FCA pode ser usada para identificar as causas de surtos de doenças e desenvolver ações para prevenir futuros surtos. Por exemplo, uma análise FCA pode ser realizada para identificar as causas de um surto de dengue em uma determinada região e desenvolver ações para prevenir a proliferação do mosquito transmissor da doença.
Gestão de riscos: a análise FCA pode ser usada para identificar as causas de riscos e desenvolver ações para mitigá-los. Por exemplo, uma análise FCA pode ser realizada para identificar as causas de acidentes de trânsito em uma determinada rodovia e desenvolver ações para reduzir o número de acidentes.
Gestão de processos: a análise FCA pode ser usada para identificar as causas de problemas em processos e desenvolver ações para melhorá-los. Por exemplo, uma análise FCA pode ser realizada para identificar as causas de atrasos na emissão de documentos em uma agência governamental e desenvolver ações para reduzir o tempo de espera dos usuários.
Educação: a análise FCA pode ser usada para identificar as causas de problemas em escolas e desenvolver ações para melhorar a qualidade da educação. Por exemplo, uma análise FCA pode ser realizada para identificar as causas de baixo desempenho acadêmico em uma determinada escola e desenvolver ações para melhorar o ensino e aprendizagem.
Em resumo, a análise FCA pode ser usada em qualquer área do setor público que necessite identificar as causas de problemas e desenvolver ações efetivas para solucioná-los.
Referências Bibliográficas
ISHIKAWA, K. What is total quality control? The Japanese way. Prentice-Hall, 1985.
MONTGOMERY, D. C. Introduction to statistical quality control. Vol. 6. John Wiley & Sons, 2008.
ROTHER, M.; SHOOK, J. Learning to see: value-stream mapping to create value and eliminate muda. Lean Enterprise Institute, 1999.
Diagrama de Espinha de Peixe
O diagrama de espinha de peixe, também conhecido como diagrama de Ishikawa ou diagrama de causa e efeito, é uma ferramenta de análise de problemas que ajuda a identificar as possíveis causas de um determinado problema. O diagrama foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, um engenheiro japonês, na década de 1960, como uma técnica para melhorar a qualidade na produção industrial. Com o tempo, o diagrama de espinha de peixe passou a ser utilizado em diversos setores, incluindo o setor público, para solucionar problemas e tomar decisões mais eficazes.
O diagrama de espinha de peixe é uma ferramenta gráfica que representa a relação entre uma causa e um efeito. A estrutura do diagrama se assemelha a uma espinha de peixe, com a cabeça do peixe representando o problema em questão e as espinhas representando as possíveis causas do problema. Cada espinha pode ser subdividida em outras espinhas menores, de acordo com as possíveis subcausas.
Para construir um diagrama de espinha de peixe, é necessário seguir os seguintes passos:
Definir claramente o problema a ser analisado e colocá-lo na cabeça do peixe.
Identificar as principais categorias de causas do problema e desenhar as espinhas principais, como "mão de obra", "materiais", "máquinas", "métodos", "meio ambiente" e "medição".
Identificar as possíveis subcausas em cada uma das espinhas principais.
Analisar as possíveis causas e subcausas, e determinar quais delas são mais relevantes para o problema em questão.
Montgomery, D. C. (2008) menciona que o diagrama de espinha de peixe é uma ferramenta útil para identificar possíveis causas de problemas em um processo, permitindo que a equipe possa trabalhar em soluções eficazes. Ele destaca que o diagrama deve ser usado em conjunto com outras ferramentas de qualidade para fornecer uma análise completa do processo.
Oakland, J. S. (2003) descreve o diagrama de espinha de peixe como uma ferramenta fundamental para a melhoria contínua, que permite identificar e analisar as causas raiz de um problema. Ele destaca que o diagrama pode ser usado para investigar problemas em vários níveis de uma organização, desde questões operacionais até problemas estratégicos.
Slack, N., Brandon-Jones, A., & Johnston, R. (2016) afirmam que o diagrama de espinha de peixe é uma ferramenta útil para identificar as causas de problemas em um processo. Eles destacam que a ferramenta é particularmente útil para problemas complexos que envolvem muitas causas, permitindo que a equipe possa focar em soluções eficazes e de longo prazo. Além disso, eles enfatizam que o diagrama deve ser usado em conjunto com outras ferramentas de qualidade para fornecer uma análise abrangente do processo.
Aplicação do diagrama de espinha de peixe no setor público:
Imagine que um município esteja enfrentando problemas com o aumento dos índices de criminalidade em uma determinada região da cidade. Para solucionar esse problema, uma equipe de gestores públicos pode utilizar o diagrama de espinha de peixe para identificar as possíveis causas do aumento da criminalidade.
Problema: Aumento dos índices de criminalidade em uma determinada região da cidade.
Espinhas principais: "Ambiente físico", "Legislação", "Policiamento", "Educação", "Saúde", "Trabalho e renda".
Subcausas possíveis: "Iluminação inadequada", "Falta de fiscalização de estabelecimentos comerciais", "Baixo efetivo policial na região", "Falta de políticas de prevenção ao uso de drogas", "Falta de oportunidades de emprego na região".
Referências Bibliográficas
ISHIKAWA, K. What is total quality control? The Japanese way. Prentice-Hall, 1985.
MONTGOMERY, D. C. Introduction to statistical quality control (Vol. 6). John Wiley & Sons, 2008.
OAKLAND, J. S. Total quality management and operational excellence: text with cases. Routledge, 2003.
SLACK, N., Brandon-Jones, A., & Johnston, R. Administração da produção. Atlas, 2016.
